Как составить идеальное ТЗ — 4 правила

Проблема любого технического задания в том, что никто не думает в точности как вы. Важно не пытаться заставить людей освоить навык чтения мыслей, а доносить их так, чтобы с первого взгляда было ясно какой результат ожидается. Мы это умеем, и готовы поделиться знаниями.

Что такое ТЗ

Техзадание описывает все требования к выполняемой задаче или проекту в целом. Чем более подробно и понятно они описаны, тем больше шансов, что будет сделано все необходимое в нужном объеме и без лишних действий.

ТЗ окружают нас повсеместно. Даже когда мы заказываем кофе и просим двойной капучино без сахара. Невозможно получить желанный напиток, не задав бариста его параметры.

Весь мир, без преувеличений, зиждется на верно поставленных ТЗ. Там, где они подкачали — растет и множится энтропия. Но мы с вами этого не допустим.

Как составить ТЗ

В компании Blast Bit зачастую составляется два типа техзаданий:

• внутренние, когда задача уходит кому-то из членов команды — дизайнеру, копирайтеру, программисту и т.д.;
• внешние, для клиентских представителей или специалистов.

Как известно, без четкого ТЗ результат представляет собой величину весьма неопределенного значения. Поэтому мы используем несколько общих правил, которые актуальны для любого типа работ.

1. Делай, как для себя

Крайне актуально для внутренней кухни. Членам команды нужен единый рабочий язык и сплоченность. Общая цель предполагает, что время коллеги нам не менее ценно, чем наше собственное.

2. Полный набор данных

Прежде чем поставить задачу, подумай, что бы тебе понадобилось для ее выполнения:

• объяснение, что делать;
• описание результата.

Кажется, все? На самом деле, нет. Еще бывают нужны:

• доступы;
• кейсы решения внутри компании и за ее пределами (если задание нетривиальное);
• документация (если это что-то новое и решение предстоит искать исполнителю самостоятельно);
• другие части работы, если проект большой и над ним работает много людей. Нет ничего хуже, чем когда левая рука не знает, что делает правая.

3. Вопросы, которых не будет

Чем подробнее описание желаемого результата, тем эффективнее работа. Важно ответить на большинство вопросов до того, как они будут заданы. Чем грамотнее и подробнее будет составлено ТЗ, тем меньше правок. Это особенно актуально, когда задание предстоит исполнять кому-то на стороне заказчика. Внутри команды вы можете привыкнуть опускать какие-то сведения, а человек со стороны сделает «как понял» исходя из урезанных данных.

4. Защита от правок

Все, что пишется в техзадании, работает не только на постановщика, но и на исполнителя. По четко составленному перечню требований легко проверить правильность их выполнения и исправить огрехи до передачи на проверку.

Как устроено идеальное ТЗ

Общие правила дают базовое представление, но не дают инструкций. Есть ряд приемов, которые, немного отличаясь от студии к студии, в целом остаются неизменны.

Правильный заголовок

Едва взглянув на задачу, специалист должен понять что ему предстоит сделать. Когда ясно, какой результат требуется получить, идти к нему намного проще. Важно также дать представление, как много предстоит трудится над конкретным вопросом. Именно абстрактные требования и бесконечные объемы порождают прокрастинацию. Пример хорошего заголовка: Отрисовать 4 баннера для акций на сайте «Лучшего клиента» Понятно что рисовать, в каком количестве, зачем и для кого. Можно приступать! Если задача совсем небольшая, то хорошо составленный заголовок, возможно, вообще избавит от необходимости дальнейших разъяснений.

Дедлайны не горят

Заданный срок выполнения это возможность распределить приоритеты. Если конечной даты нет, выполняться она будет «как-нибудь потом». Но и нагнетать обстановку невообразимой срочностью тоже не стоит. Старайтесь реально оценивать возможности коллег. В конце концов, у них есть и другие задачи.

Передавая ТЗ исполнителю на стороне клиента мы, зачастую, не можем диктовать свои условия и сроки. В данном случае, важно уточнить, как скоро можно будет ожидать результат.

Принцип осведомленности

Предположим, программист, которому адресовано задание, работает над проектом несколько лет. Он видел все его взлеты и падения, к большей их части приложил руку. В этом случае нет смысла рассказывать нюансы начиная с сотворения предпроектных работ, можно сразу перейти к сути.

Но вот случись уйти ему в отпуск, и ситуация становится совсем иной. Здесь потребуется сообщить, как работают те или иные процессы внутри продукта, а иногда обсудить это за пределами задачи (в сообщениях, лично или путем созвона).

Важно также знать, делались ли конкретным человеком аналогичные задачи в принципе. Если нет, могут потребоваться дополнительные уточнения.

Обязательно стоит сообщить исполнителю, сколько часов его труда заложены в проект. Возможно, на этапе оценки объема работ с его стороны станет ясно, что задачу нужно будет раздробить на несколько менее крупных, и внедрять поэтапно.

Структурированное описание

Чем больше объем предстоящей работы, тем выше шанс запутаться самому и запутать других. Чтобы написать понятное ТЗ, следуйте простой схеме:

• что мы будем делать? Опишите суть работы и ее объем;
• как лучше это сделать? Если вы глубоко погружены в тему или задача передается внутри отдела, например, разработки, здесь можно описать алгоритм действий. В случаях, когда постановка задания происходит между разнопрофильными специалистами, можно просто предложить решение в общих чертах;
• зачем мы будем это делать? Этот пункт позволит избежать полемики на тему нужности тех или иных нововведений или правок;
• что будет, если не сделаем? Возможные риски и пути отхода тоже иногда полезно осветить. Как и альтернативные варианты решения вопроса.

Информация должна быть передана емко и четко. Огромные письма с детальными избыточными описаниями не менее вредны, как техзадания в одно слово. Не переусердствуйте.

Надеемся, что наши советы помогут кому-то взглянуть на ежедневные работы по-новому. Возможно, уже сегодня вы напишите ваше идеальное ТЗ.